Office & Communications Coordinator (m/w/d)

HQ Hamburg

Vollzeit

Festanstellung

Deine Aufgaben

Bist du ein Organisationstalent, übernimmst gerne Verantwortung und sorgst mit deiner proaktiven Arbeitsweise dafür, dass alles rundläuft?

Wir suchen Verstärkung als Office & Communications Coordinator (m/w/d) für die Organisation und Koordination der täglichen Abläufe in unserem Hamburger Büro. In dieser vielseitigen Position verbindest du Office Management, administrative Aufgaben, interne Kommunikation, Eventorganisation und allgemeine Unterstützung des Tagesgeschäfts. Dabei leistest du einen wichtigen Beitrag zu einer professionellen, angenehmen und effizienten Arbeitsumgebung und bist Ansprechpartner für Kolleginnen und Kollegen, externe Dienstleister sowie die Führungskräfte im gesamten Unternehmen. Die Position kann auch in Teilzeit ausgeübt werden.

Verantwortung für die täglichen Abläufe in unserem Hamburger Büro und zentrale Ansprechperson für alle bürobezogenen Anliegen
Koordination von Büromaterial, Gebäudemanagement, Dienstleistern, Wartungsarbeiten und Verbesserungen der Arbeitsumgebung
Unterstützung bei Einkaufsprozessen, Lieferantenmanagement, Rechnungsprüfung und administrativen Abläufen
Unterstützung bei der Budgetüberwachung sowie Pflege von Lieferanten-, Vertrags- und Bestelldaten
Koordination der internen Kommunikation und Unterstützung bei der Erstellung von Inhalten für unsere LinkedIn-Seite
Organisation von Meetings, Besucherempfängen, Büroaktivitäten und Mitarbeiterevents
Administrative und organisatorische Unterstützung des EVP bei Bedarf
Unterstützung bereichsübergreifender Projekte sowie Sicherstellung einer sorgfältigen und termingerechten Umsetzung von Aufgaben

Dein Profil

Berufserfahrung im Office Management, in der Administration oder in einer vergleichbaren Position im Bereich Business Support oder Operations
Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten, eine sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie eine proaktive Denkweise
Sicherer Umgang mit Dienstleistern, Einkaufsprozessen, Rechnungen und Budgets
Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten und ein ausgeprägtes Geschick im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartnern
Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten gleichzeitig zu koordinieren und eigenständig zu arbeiten
Erfahrung in der internen Kommunikation und im Umgang mit sozialen Medien ist von Vorteil
Sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse
Sicherer Umgang mit Microsoft 365 und gängigen Collaboration-Tools
Positive, serviceorientierte und pragmatische Hands-on-Mentalität

Wir bieten dir

Ein internationales, kollegiales und unterstützendes Arbeitsumfeld
Eine abwechslungsreiche Position mit viel Gestaltungsspielraum und Möglichkeiten zur persönlichen Weiterentwicklung
Die Möglichkeit, unser Hamburger Büro aktiv mitzugestalten und eigene Ideen einzubringen
Attraktive Zusatzleistungen, darunter eine betriebliche Altersvorsorge, Urlaubsgeld, eine Unfallversicherung mit weltweitem Schutz auch im privaten Bereich sowie 30 Tage Urlaub pro Jahr
Attraktive Mitarbeiterrabatte über Corporate Benefits sowie bezuschusste Essensgutscheine (Sodexo/Pluxee)

Über uns

Seit 1999 bieten wir bei Skytanking Dienstleistungen rund um die Luftfahrt an. Neben der Vorfeldbetankung gehören Tanklager- und Hydrantenmanagement, Investitionen in Betankungsinfrastruktur sowie Ingenieursdienstleistungen zu unserem Portfolio. Zu unseren Kunden zählen Fluggesellschaften, Flughäfen und Mineralölunternehmen. Unsere 3.600 Mitarbeiter betanken an über 100 Flughäfen in 15 Ländern in Europa, Asien, Australien und Afrika im Schnitt alle 25 Sekunden ein Flugzeug. Skytanking ist ein 100% Tochterunternehmen der nordamerikanischen Primeflight Aviation Services Inc, welche an 235 Flughäfen rund 18.000 Mitarbeiter beschäftigt.